Η διαδικασία εγγραφής των οικονομικών φορέων (επιχειρήσεων) γίνεται μέσα από την ιστοσελίδα του ΕΣΗΔΗΣ (www.promitheus.gov.gr), από τον σύνδεσμο «Εγγραφείτε ως οικονομικός φορέας». Για την εγγραφή οι ενδιαφερόμενοι θα πρέπει να δώσουν τις απαραίτητες πληροφορίες και να αποδεχτούν τους όρους χρήσης.

Αναλυτικά η ταυτοποίηση γίνεται με χρήση των διαπιστευτηρίων (όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης) μέσα από το σύστημα TAXISNet της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων. Εφόσον γίνει η ταυτοποίηση, εγκρίνεται η εγγραφή του χρήστη από το Τμήμα Προγραμματισμού και Στοιχείων της Διεύθυνσης Πολιτικής Προμηθειών της Γενικής Διεύθυνσης Κρατικών Προμηθειών.

Δεν υπάρχει συγκεκριμένη λίστα με δικαιολογητικά για την συμμετοχή επιχειρήσεων σε Διαγωνισμούς Δημοσίου. Κάθε Διακήρυξη είναι διαφορετική και κάθε Φορέας έχει διαφορετικές απαιτήσεις κάθε φορά.

Προϋπόθεση για τη συμμετοχή επιχειρήσεων σε ηλεκτρονικούς διαγωνισμούς του Δημόσιου τομέα είναι οι χρήστες να κατέχουν Αναγνωρισμένα Ψηφιακά Πιστοποιητικά (Ψηφιακή Υπογραφή) από διαπιστευμένο Πάροχο Πιστοποίησης. Με τον τρόπο αυτό θα έχουν τη δυνατότητα ψηφιακής υπογραφής εγγράφων.

Η Ηλεκτρονική Υποβολή Προσφορών είναι η διαδικασία υποβολής των προσφορών από τους υποψήφιους προμηθευτές, μέσα από το σύστημα του ΕΣΗΔΗΣ. Ακολουθούν τους όρους της εκάστοτε Διακήρυξης και γίνονται ηλεκτρονικά, μέσα από το πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου (ΕΣΗΔΗΣ).

Οι τεχνικές προδιαγραφές θα πρέπει να συντάσσονται σύμφωνα με τα οριζόμενα στη εκάστοτε διακήρυξη και να καθορίζουν τα ελάχιστα αναγκαία χαρακτηριστικά που απαιτούνται, προκειμένου να ανταποκρίνονται στις ανάγκες του φορέα.

Για τυχόν σημεία που δεν είναι ξεκάθαρο τι ακριβώς απαιτείται από την Αναθέτουσα Αρχή, προτείνεται άμεση επικοινωνία της επιχείρησης με τον Φορέα Ανάθεσης, για την παροχή διευκρινίσεων. Δεδομένου ότι η διαδικασία των Ηλεκτρονικών Διαγωνισμών Δημοσίου είναι σχετικά νέα για όλα τα εμπλεκόμενα μέρη (ακόμα και για τους ίδιους τους Φορείς Ανάθεσης Διαγωνισμών), χρειάζεται προφορική ή ακόμα καλύτερα γραπτή επικοινωνία με τον εκάστοτε αρμόδιο - συντάκτη της διακήρυξης όσον αφορά στην επίλυση αποριών ή τυχόν διευκρινίσεις για προβλήματα επί της διαδικασίας.

Συνίσταται να γίνει προσεκτική ανάγνωση της εκάστοτε διακήρυξης και να δοθεί βαρύτητα σε όλα τα σημεία του διαγωνισμού. Για παράδειγμα είναι αναγκαίο να γνωρίζετε τις αποδεκτές ημερομηνίες μέσα στις οποίες πρέπει να έχουν εκδοθεί τα δικαιολογητικά, ή αν χρειάζεται υπογραφή και σφραγίδα της επιχείρησης στα δικαιολογητικά κτλ.

Η υποβολή της προσφοράς στο πληροφοριακό σύστημα είναι οριστική και δεν μπορεί να αλλάξει κανένα αναγραφόμενο στοιχείο μετέπειτα.

Μόνο αφού γίνει η αποσφράγιση των τεχνικών/ οικονομικών προσφορών, θα έχουν όλοι (οι συμμετέχοντες) πρόσβαση στο πληροφοριακό σύστημα για έλεγχο των δικαιολογητικών των συμμετεχόντων και για διενέργεια τυχόν ένστασης ή προσφυγής.

Είναι σημαντικό οι ενδιαφερόμενες επιχειρήσεις που θέλουν να συμμετάσχουν σε διαγωνισμούς του Δημόσιου Τομέα, να προετοιμαστούν έγκαιρα για:

α) να έχουν αποκτήσει Ψηφιακή Υπογραφή (οι Νόμιμοι Εκπρόσωποι) και

β) ) να έχουν κάνει εγγραφή στον Ε.Σ.Η.ΔΗ.Σ ως οικονομικοί φορείς (επιχειρήσεις).

Τέλος είναι σημαντικό να εκπαιδευτούν σχετικά με τη διαδικασία προκειμένου να εξασφαλίσουν την επιτυχή συμμετοχή.

Η είσοδος στο Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΣΗΔΗΣ) - Δημόσια Έργα είναι διαφορετική από την είσοδο στο Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΣΗΔΗΣ) - Προμήθειες και Υπηρεσίες και επομένως χρειάζονται διαφορετικοί κωδικοί πρόσβασης.